通知の生成
[通知の生成] は、指定の受信者に、
次の方法で、[通知の生成] を設定します。
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通知を送るための条件を指定します。
- “検索対象” 条件に一致し、ディスポーザル アクションが実行された場合
- “検索対象” 条件に一致し、ディスポーザル アクションが実行された場合
- “検索対象” 条件に一致し、ディスポーザル アクションが実行されなかった場合
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ドロップダウン メニューのテンプレートから通知を選択して、内容をカスタマイズします。
新しい通知のテンプレートを作成する場合、ドロップダウン メニューから (新しい通知の生成) を選択して変更を [保存] します。指定した内容は、ドロップダウン メニューに、このテンプレートを使用: [***] の通知 のような形式で表示されます。(*** にはコンテンツ規則の名前が挿入されます)テンプレートを選択して、その内容を編集します。 -
通知の受信者を指定します。
- サーバー管理者 - システム管理者に、通知を送ります。
- この電子メール アドレス - 指定した電子メール アドレスに、通知を送ります。
- 元のメッセージ、変更されたメッセージ、テキスト分析結果などを、通知に含めないようにします。
- 通知の件名や本文は、簡略かつ最小限の情報で作成します。
- 通知のトークンは、URL やメッセージ送信者などの変数の代替えとして作用します。使用するトークンの数は、最小限に抑えます。[%DATE%]、[%SENDER%]、[%UNIQUEID%]、[%DOC_NAME%] のみを使用するのが理想的です。[%RCPTS%]、[%SUBJECT%] など、電子メールの内容が分かるようなトークンは 使用しない ようにします。通知に使用できるすべてのトークンの詳細については、「コンテンツ規則とポリシーの参照のトークン」を参照してください。
- 通知の受信者が誰になるのかを考慮します。上記の
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IG サーバー を使用して通知を作成
IG サーバー を使用している場合、IG サーバー にドキュメントを登録したドキュメント所有者に、ポリシーの違反を通知することができます。
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[登録データの確認] コンテンツ規則の通知で、インフォメーション ガバナンス ポリシーで検出されたコンテンツを警告する場合
また、コンプライアンス統括責任者に対する通知と、IG サーバーでのその他の役割に対する通知は、別に設定することが推奨されています。これにより、コンプライアンス統括責任者向けの通知に、より多くの情報を含めることができます。 |